L'essentiel en 30 secondes
- La numérotation ne repart jamais de zéro. Elle est chronologique et continue sur toute la vie de l'entreprise : la facture suivante porte le numéro suivant, quel que soit l'outil.
- On reprend trois choses : les clients (un fichier), les devis en cours (avec leur numéro), les factures de l'année (avec leur PDF d'origine). Le reste se conserve, il n'a pas besoin d'être ressaisi.
- Le meilleur moment est la fin de l'année, mais ce n'est pas une obligation.
- Les anciens PDF sont les originaux. On les attache, on ne les refait pas.
Pourquoi la numérotation est le seul vrai sujet
Tout le reste d'un changement de logiciel se rattrape : un client oublié se ressaisit, un logo se remet. Un trou dans la numérotation des factures, non. Le Code de commerce exige une numérotation chronologique, continue, sans rupture ni doublon. À un contrôle, une suite F-2026-087 puis F-2027-001 avec rien entre les deux pose une question simple : où sont passées les factures 088 à 120 ? Même si la réponse est « il n'y en a pas eu », vous devrez le prouver.
La règle, donc : avant de créer la première facture dans le nouvel outil, vous notez le dernier numéro émis dans l'ancien, et vous le donnez au nouveau. Un bon logiciel le demande au démarrage ; DEV-IX le fait dans Réglages › Documents & modèles › Numérotation automatique. Si vous changez au 1er janvier, vous pouvez repartir sur un millésime neuf (F-2027-001) : c'est une nouvelle série, autorisée, à condition qu'elle commence après la dernière facture de l'ancienne.
Et la facture électronique rend ce point plus visible encore : à partir de septembre 2027, la plateforme agréée contrôlera elle-même la continuité des numéros qu'elle transporte.
Dans quel ordre, étape par étape
- Exportez tout de l'ancien outil, avant de résilier quoi que ce soit. Les clients en CSV ou Excel ; chaque devis, facture et avoir en PDF. Si vous travailliez dans Word ou Excel, rangez vos fichiers dans un dossier par année. Faites-en une copie sur une clé ou un disque : c'est votre filet.
- Notez votre dernier numéro de devis et votre dernier numéro de facture. Sur un papier, avant tout le reste. C'est la seule information qui ne se retrouve pas facilement après.
- Réglez le nouvel outil avant d'y mettre quoi que ce soit. Vos coordonnées, SIREN, régime de TVA, mentions légales, délai de paiement, logo, puis la numérotation : le format (F-2026-088) et le prochain numéro. Dans DEV-IX, l'assistant de démarrage pose ces questions dans l'ordre.
- Importez vos clients. Depuis le fichier exporté : nom, adresse, email, téléphone, SIREN pour les professionnels. Dans DEV-IX : Réglages › Mes données › « Reprendre mes données » › 1. Mes clients. Les colonnes se reconnaissent toutes seules ; vous corrigez ce qui manque.
- Reprenez les documents, du plus récent au plus ancien. D'abord les devis signés non facturés et les factures impayées (ils ont une suite), puis les factures payées de l'année (pour le livre des recettes), puis, si vous voulez, les années précédentes. Chaque document reprend son numéro, sa date, son montant et son PDF d'origine, sans qu'un nouveau PDF soit produit.
- Vérifiez trois chiffres. Le nombre de factures de l'année dans l'ancien outil et dans le nouveau ; le total encaissé de l'année des deux côtés ; le prochain numéro de facture. S'ils concordent, la reprise est bonne.
- Résiliez l'ancien outil, et seulement maintenant. En gardant vos exports : vous devez conserver vos factures dix ans, et c'est à vous de le faire, pas à l'éditeur que vous quittez.
Ce qu'on reprend, ce qu'on garde, ce qu'on laisse
| Quoi | Que faire | Pourquoi |
|---|---|---|
| Les clients | Reprendre, tous | Un fichier, cinq minutes, et vos prochains devis se font en deux clics. |
| Les devis en cours (envoyés, signés, pas facturés) | Reprendre, avec leur numéro et leur date | C'est d'eux que partent vos prochaines factures et vos relances. |
| Les factures de l'année en cours | Reprendre, avec leur PDF d'origine | Livre des recettes complet, impayés relancés, comptable servi. |
| Les factures des années passées | Garder les PDF ; reprendre si vous voulez tout au même endroit | Obligation de conservation de dix ans, mais pas de ressaisie. |
| Les devis refusés ou expirés | Laisser | Aucune suite, aucune obligation. |
| Le catalogue de prestations et les textes types | Reprendre si l'ancien outil les exporte, sinon recréer au fil des devis | Confort, pas obligation. |
Les pièges, vus de près
- Refaire une ancienne facture dans le nouvel outil. Pour qu'elle « soit propre » ou au nouveau format. C'est un doublon : deux documents, même numéro, deux dates de création. L'ancien PDF est l'original ; on l'attache, on ne le refait pas.
- Repartir de 001 en cours d'année. Vous auriez deux séries 2026 qui se chevauchent. Repartir sur une série neuve, c'est au changement de millésime.
- Importer les clients deux fois. Un import qui échoue à moitié, relancé tel quel, crée des doublons de fiches. Vérifiez le nombre de clients après le premier passage avant d'en refaire un.
- Résilier avant d'avoir exporté. Certains éditeurs coupent l'accès le jour de la résiliation. Exportez, vérifiez vos fichiers, puis résiliez.
- Oublier le livre des recettes. Si vous changez en cours d'année, les factures payées avant le changement doivent être dans le nouvel outil, sinon votre livre de l'année est faux et votre déclaration URSSAF aussi.
- Changer de logiciel et de plateforme agréée le même jour sans le savoir. Si votre ancien outil était raccordé à une plateforme en votre nom, le rattachement de votre SIREN doit être modifié dans l'annuaire. Un outil sérieux vous accompagne ; vérifiez-le avant.
Le bon moment
Le changement de millésime est le plus simple : la numérotation repart proprement (F-2027-001), le livre des recettes se clôture dans l'ancien outil, et le comptable récupère un exercice d'un seul tenant. Beaucoup d'artisans le font entre Noël et le Jour de l'an, quand les chantiers sont calmes. Mais attendre janvier pour une raison de confort alors que l'ancien outil vous coûte ou vous bloque n'a pas de sens : un changement en cours d'année est tout à fait propre, du moment que les factures de l'année sont reprises.
Et il y a maintenant une autre horloge : le 1er septembre 2027, l'émission de factures électroniques devient obligatoire pour les petites entreprises. Si votre outil actuel ne produit pas de Factur-X et ne se raccorde pas à une plateforme agréée, changer avant l'été 2027 vous évite la bousculade.
Questions fréquentes
Puis-je repartir de la facture n° 1 dans le nouveau logiciel ?
Non. La numérotation des factures doit être chronologique et continue, sans trou ni doublon, sur toute la vie de l'entreprise (article L. 441-9 du Code de commerce et article 242 nonies A de l'annexe II du CGI). Si votre dernière facture est la F-2026-087, la suivante est la F-2026-088, quel que soit l'outil. Un bon logiciel vous demande votre dernier numéro au démarrage.
Dois-je reprendre toutes mes anciennes factures ?
Vous devez les conserver dix ans, pas forcément les ressaisir. Mais les reprendre dans le nouvel outil (avec leur PDF d'origine) a trois avantages : votre livre des recettes de l'année est complet, vos factures impayées peuvent être relancées, et votre comptable trouve tout au même endroit. Reprenez au minimum l'année en cours.
Et mes devis en cours ?
Reprenez ceux qui ne sont pas encore signés ou facturés, en gardant leur numéro et leur date. Les devis signés mais non facturés sont les plus importants : c'est d'eux que partiront vos prochaines factures.
Le changement doit-il se faire au 1er janvier ?
Non, mais c'est le moment le plus confortable : le livre des recettes de l'année se termine, la numérotation peut repartir avec le millésime 2027 (F-2027-001), et votre comptable récupère un exercice propre. Changer en cours d'année marche aussi, à condition de reprendre les factures de l'année dans le nouvel outil.
Que faire du PDF des anciennes factures ?
Gardez-le tel quel : c'est l'original. Un outil de reprise sérieux attache le PDF d'origine à chaque facture reprise, sans le modifier ni en produire un nouveau. Ne refaites jamais une ancienne facture dans le nouveau logiciel pour « qu'elle soit jolie » : ce serait un doublon.
Combien de temps ça prend ?
Pour un artisan seul : une soirée pour les clients (import d'un fichier CSV ou Excel), une à deux soirées pour une année de devis et factures. Ou trois jours ouvrés si vous le faites faire.
Puis-je récupérer mes données de mon ancien logiciel ?
Presque toujours : cherchez « export » ou « exporter » dans ses réglages (clients en CSV ou Excel, documents en PDF). La loi vous donne droit à vos données ; si l'éditeur traîne, demandez-le par écrit. Et si vous facturiez avec Word ou Excel, vos fichiers sont déjà vos exports.
📥 Vos anciens devis sont dans Word, Excel ou un autre logiciel ?
Je les reprends pour vous : vos clients importés, vos anciens devis, factures et avoirs repris avec leur PDF, votre numérotation qui continue là où vous l'aviez laissée. Vous ne retapez rien.
Reprise de vos données · fait à la main, une fois · prêt sous 3 jours ouvrés · remboursé si on n'a pas encore commencé
Et DEV-IX dans tout ça ?
DEV-IX vous demande votre dernier numéro au démarrage, importe vos clients depuis un fichier, reprend vos anciens devis et factures avec leur PDF d'origine, et produit le Factur-X pour 2027. Créé par un ébéniste pour ses propres factures. Gratuit en formule Micro.
À lire aussi
Sources officielles
- Légifrance — Article L. 441-9 du Code de commerce (mentions et numérotation de la facture)
- entreprendre.service-public.gouv.fr — Facture : mentions obligatoires
- entreprendre.service-public.gouv.fr — Conservation des documents d'entreprise
- impots.gouv.fr — Facturation électronique et plateformes agréées
Ce guide décrit les règles en vigueur en France à la date du 14 octobre 2026. Il ne remplace pas l'avis d'un expert-comptable, en particulier si votre entreprise tient une comptabilité au réel.